Terça, 8h40. A cliente das 14h escreve: "não vou conseguir ir hoje, desculpa". Se a sua lista de espera é a lembrança vaga de que "alguém queria horário essa semana", você vai passar a manhã rolando conversa atrás dessa pessoa, e às 14h a cadeira provavelmente vai estar vazia.
O que anotar na lista de espera
A lista nasce no momento em que você diz "essa semana não tenho". Em vez de encerrar a conversa, pergunte se a pessoa quer entrar na lista e anote quatro coisas:
- Nome e contato. Se a conversa já está no WhatsApp, o nome basta.
- Serviço. Quem quer coloração não cabe num buraco de 40 minutos.
- Dias e períodos que aceita: "qualquer tarde", "só sábado", "antes das 10h".
- Data em que entrou, pra saber quando o pedido venceu.
Pode ser caderno, planilha ou nota no celular. No WhatsApp Business, crie uma etiqueta "lista de espera" e marque a conversa. Quando alguém cancelar, é só filtrar por ela pra ver todo mundo junto.
Essa semana já fechou, {nome}. Quer que eu te coloque na lista de espera? Se abrir um horário de {serviço} à tarde, você fica entre as primeiras a saber.
Quando alguém cancela, avise mais de uma pessoa
Se você avisa uma pessoa de cada vez e ela demora uma hora pra ver, foi uma hora perdida de um horário que vence hoje. Mande pra duas ou três pessoas compatíveis ao mesmo tempo, com a regra escrita na mensagem:
Oi, {nome}! Abriu um horário hoje às 14h pra {serviço}. Mandei pra mais duas pessoas da lista e fica com ele quem confirmar primeiro. Quer?
Dizer que mandou pra mais duas pessoas evita a chateação de alguém responder "quero" e ouvir que já foi, porque a pessoa conhece a regra antes. Pra quem respondeu depois, mande uma mensagem curta e mantenha a pessoa na lista:
Esse já foi, {nome}. Você continua na lista e te chamo no próximo que abrir.
Se ninguém responder em 30 minutos
Defina o prazo antes de começar, pra não ficar olhando o celular. Uma regra que funciona bem pra horário do mesmo dia:
- Primeira leva: duas ou três pessoas que aceitam aquele período.
- Sem resposta em 20 a 30 minutos, segunda leva, com outras duas ou três.
- Faltando menos de duas horas, mande pra todo mundo compatível de uma vez.
- Não deu? Use o tempo pra adiantar o próximo cliente, se ele puder vir antes, ou pra pôr em dia o que estava atrasado.
O prazo depende de quanto falta pro horário. Vaga pra daqui a três dias aguenta esperar resposta até o fim da tarde. Pra vaga de daqui a três horas, siga os 20 a 30 minutos da lista acima.
Como manter a lista em dia
Com a lista desatualizada, você avisa gente que já marcou em outro lugar e perde tempo. Três regras mantêm a lista limpa:
- Validade de duas semanas. Passou disso, a pessoa sai da lista ou você pergunta se ainda quer.
- Conseguiu horário, sai da lista. Tire a etiqueta assim que marcar.
- Faxina toda segunda. Cinco minutos pra apagar quem venceu.
Oi, {nome}! Você está na minha lista de espera pra {serviço} desde o dia {data}. Ainda quer que eu te avise se abrir horário?
Quanto vale um horário recuperado
Faça a conta uma vez. Multiplique o que você deixa de receber num horário vazio pelo número de cancelamentos de um mês. A calculadora de custo de no-show faz isso em um minuto e mostra se vale a pena cuidar da lista toda semana.
A lista de espera cobre o cancelamento avisado. Pra falta sem aviso, mande confirmação e lembrete antes do horário. Se quem marca seus horários é uma IA, confira se ela avisa a lista quando um horário vaga. Esse fluxo está em agenda com IA no WhatsApp.
Crie hoje a etiqueta "lista de espera" e, na próxima vez que disser "essa semana não tenho", mande a primeira mensagem deste texto.
Perguntas frequentes
Você anota quem não conseguiu horário, com o serviço e os períodos que aceita. Quando alguém cancela, avisa as pessoas compatíveis pelo WhatsApp e fica com a vaga quem confirmar primeiro.
