Digamos que duas empresas de serviço no Simples Nacional, da mesma atividade, faturem R$ 10 mil por mês cada uma. Uma paga 15,5% de imposto, a outra paga 6%. O que separa as duas é uma divisão que o contador refaz todo mês, o Fator R.
Como se calcula o Fator R?
Fator R = folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses.
Na folha entram salários, pró-labore dos sócios e encargos como o FGTS. O que exatamente entra no seu caso o contador confere. A conta é refeita a cada mês, sempre olhando os 12 meses anteriores.
- 28% ou mais: a atividade é tributada pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%.
- Abaixo de 28%: fica no Anexo V, com alíquota inicial de 15,5%.
Isso só vale pras atividades que a lei sujeita ao Fator R. Se a sua é uma delas, o contador sabe pelo CNAE da empresa. MEI não entra nessa conta, porque paga o DAS fixo.
Quanta folha você precisa pro seu faturamento
Com faturamento estável, dá pra fazer a conta por mês: folha mínima = faturamento × 0,28.
| Faturamento por mês | Em 12 meses | Folha mínima por mês |
|---|---|---|
| R$ 10.000 | R$ 120.000 | R$ 2.800 |
| R$ 15.000 | R$ 180.000 | R$ 4.200 |
| R$ 20.000 | R$ 240.000 | R$ 5.600 |
| R$ 30.000 | R$ 360.000 | R$ 8.400 |
Exemplo: quem fatura R$ 20 mil por mês precisa de pelo menos R$ 5.600 por mês de folha, somando pró-labore, salários e encargos, pra chegar a 28% (5.600 ÷ 20.000 = 0,28).
Quanto isso muda no imposto?
Nas alíquotas iniciais, a diferença é de 9,5 pontos sobre o faturamento. Num exemplo de R$ 10 mil por mês (R$ 120 mil em 12 meses, ainda na primeira faixa do Simples, em que vale a alíquota inicial):
- Anexo V: 15,5% de R$ 10.000 = R$ 1.550 por mês.
- Anexo III: 6% de R$ 10.000 = R$ 600 por mês.
- Diferença: R$ 950 por mês.
Com faturamento maior, a alíquota efetiva muda por faixa nos dois anexos. A calculadora do Simples Nacional mostra o seu caso.
A estratégia do pró-labore e o cuidado que ela pede
Quando a empresa não tem funcionário, a folha é basicamente o pró-labore. Por isso o ajuste mais direto é aumentar o pró-labore até a folha bater 28%. No exemplo de R$ 10 mil por mês, o sócio que tira R$ 1.621 tem Fator R de 16,2% (1.621 ÷ 10.000). Subindo o pró-labore pra R$ 2.800, chega a 28%.
O dinheiro do pró-labore vai pro seu bolso de qualquer jeito. O custo da manobra é o imposto sobre ele, porque pró-labore tem INSS e pode ter IR. A conta tem que fechar no total:
- Quanto o DAS cai: no exemplo, R$ 950 por mês.
- Quanto de INSS a mais sai sobre os R$ 1.179 de aumento do pró-labore.
- Se o pró-labore passar de R$ 5.000 por mês, quanto de IR entra (até R$ 5.000 por mês fica isento em 2026).
No exemplo, o INSS sobre R$ 1.179 é uma fração dos R$ 950 de economia, então compensa. Com pró-labore alto e IR no meio, pode deixar de compensar. Peça ao contador pra fechar esse número com os seus dados.
Como a conta olha 12 meses, aumentar o pró-labore hoje não muda o anexo no mês que vem. No exemplo, saindo de 16,2%, o Fator R sobe cerca de 1 ponto por mês e só chega a 28% depois de 12 meses com o pró-labore novo.
O que perguntar ao contador
- "Minha atividade está sujeita ao Fator R?"
- "Qual foi o meu Fator R nos últimos meses, e em que anexo estou pagando?"
- "Quanto de pró-labore eu precisaria pra chegar a 28%, e quanto isso custa de INSS e IR?"
- "Em quantos meses a mudança faz efeito no anexo?"
- "Se eu contratar um funcionário, quanto isso mexe no Fator R?"
Contratar também aumenta a folha. Antes de contratar só por causa do Fator R, veja quanto custa de verdade um funcionário CLT. Pra tirar a sua retirada do lucro do jeito certo, separe pró-labore e finanças pessoais. Se você ainda vai sair do MEI, compare MEI, ME ou EPP.
Leve essas cinco perguntas na próxima conversa com o contador e peça as respostas com os seus números.
Perguntas frequentes
É a divisão da folha de pagamento dos últimos 12 meses pela receita bruta dos mesmos 12 meses. Com 28% ou mais, atividades sujeitas ao Fator R pagam pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%, em vez do Anexo V, com 15,5%.
